Artículos
Procedimientos Administrativos
Procedimiento para realizar compras
Solicitud de material en almacén
Compras en el extranjero
Trámite de baja interna
Viáticos trabajos de campo y boletos de avión
Honararios y remuneración
Reembolsos
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR COMPRAS
1. En el Area de Bienes y Suministros y en las Areas Secretariales de cada Departamento se encuentra disponible el formato de Solicitud de compra.
2. El área de Bienes y Suministros recibe del Usuario o Area solicitante, la solicitud de compra debidamente requisitada con descripción y características especificas del bien o servicio. En caso de que el solicitante no sugiera un proveedor, se procede a cotizar con los proveedores registrados por la UNAM.
3. Se verifica suficiencia presupuestal en los departamentos correspondientes.
4. El área de Bienes y Suministros establece contacto con el proveedor seleccionado enviándole una orden de compra con la información obtenida de la solicitud del usuario para realizar la adquisición de los bienes o servicios, turnando una copia al Almacén para su conocimiento y recepción de los mismos.
Cuando la compra rebasa $ 10,000.00, es necesario obtener tres cotizaciones y elaborar cuadro comparativo de ofertas.
Cabe mencionar que por la certificación de los procedimientos administrativos en la Norma ISO 9001:2000, la recepción de facturas y materiales deberá ser en el Almacén.
NOTA: El trámite de pago a proveedores lleva 30 días a partir de la recepción de la factura. Cuando se trata de adquisición de equipos de laboratorio y computo hay que considerar además 1 semana más para tramitar el alta de inventario correspondiente, misma que se realizará hasta que el equipo se encuentre físicamente en el almacén para estar en posibilidad de ser verificado por parte del personal de la Dirección General del Patrimonio Universitario.
SOLICITUD DE MATERIAL EN EL ALMACEN
Los materiales existentes en el almacén, se solicitan a través de un vale de salida por parte de las áreas secretariales de cada departamento para su control, materiales que son entregados al solicitante para su distribución.
COMPRAS EN EL EXTRANJERO
El usuario entrega en el área de Bienes y Suministros, cotización de los bienes a adquirir, descripción, traducción y uso especifico, cuando el monto rebasa $ 50,000.00 deberá anexar una justificación técnica de la elección del proveedor.
TRAMITE DE BAJA INTERNA
Se elabora un oficio por el usuario dirigido a la Secretaria Administrativa en el cual, menciona el equipo con numero de inventario que va a ser entregado al almacén del Instituto para el tramite de baja, ante la Dirección de Patronato Universitario.
VIATICOS, TRABAJOS DE CAMPO Y BOLETOS DE AVION.
El investigador solicita autorización para llevar a cabo gastos de trabajos de campo, viáticos y/o boletos de avión a la Secretaría Académica, turnando copia a la Secretaria Administrativa; una vez teniendo la aprobación de la Secretaría Académica, se turna al departamento correspondiente y se firman formatos para el trámite respectivo. Es necesario tomar en consideración que para el trámite de seguros de vida ante la Dirección General de Personal, es necesario que se reciban las solicitudes con una semana de anticipación.
HONORARIOS Y REMUNERACIONES
Para el caso de remuneraciones, se hace la solicitud a la Secretaría Técnica, quien a su vez, somete a consideración del Consejo Interno, el cual emite un dictamen que turna a la Secretaria Administrativa para el trámite respectivo, el departamento de Personal recibe dictamen, elabora acuerdos y recibos, recaba firmas e inicia los trámites correspondientes para pago, tiempo aproximado 20 días hábiles.
El responsable del proyecto solicita a través de un oficio dirigido a la Secretaría Administrativa el pago de honorarios para sus colaboradores. El Departamento de Personal elabora contratos, recaba firmas e inicia trámites correspondientes para el pago, tiempo aproximado 20 días hábiles.
REEMBOLSOS
A través de un oficio dirigido a la Secretaria Administrativa, el solicitante indica con cargo a que fuente de recursos se realizará el reembolso, y anexando las facturas respectivas mismas que deberán reunir los requisitos fiscales necesarios.
Es importante señalar que para las personas interesadas en conocer a detalle algunos de los procedimientos administrativos aplicables a todas las Secretarias Administrativas de la UNAM, puedan consultar la pagina http://www.sgc.unam.mx/. Guía rápida de consulta: Gestión de calidad, procedimientos operativos, seleccionar el área de interés.
Asignación Anual
Por razones de programación presupuestal, dicha asignación podrá ser ejercida en un 50% por cada semestre del año. Si usted desea ejercer sus recursos asignados en otra modalidad, le solicitamos lo notifique a la Secretaría Administrativa durante el primer trimestre del año. Todo ejercicio de recursos que se planee realizar en los meses de noviembre y diciembre, deberá ser solicitado antes del 15 de octubre. Cabe hacer notar que la compra de mobiliario o equipo de cómputo no podrá ser cubierto con esta partida. El Consejo estableció que serán elegibles para apoyo a un congreso internacional los investigadores que hayan publicado por lo menos un trabajo en una revista internacional durante el periodo 2005-2006. Así mismo, se otorgará un apoyo para participar en un congreso nacional a quienes hayan publicado por lo menos un trabajo en una revista de excelencia nacional.